2026.02.04

「内定辞退、電話したくない…」メール連絡は失礼？マナーと対処法

editor

内定辞退の電話は気まずいものですが、実はマナーを守ればメール連絡だけで完結可能です。

本記事では、電話したくない方へ向けて、失礼にならないメール例文や送信時の注意点、トラブル回避策を解説します。

Contents

内定辞退は電話連絡が必須という常識は変わりつつある
電話したくない人が知っておくべきメール連絡のリスク
- メールが見落とされる可能性とその対策
- 誠意が伝わりにくい場合のフォロー方法
電話なしで内定辞退を完了させる具体的なステップ
- 早朝や深夜ではなく担当者が確認しやすい時間に送る
- メール送信後に返信が来ない場合の確認方法
内定辞退メールに使えるシチュエーション別例文集
- 他社選考を理由に辞退する場合の例文
- 家庭の事情や適性を理由にする場合の例文
まとめ

内定辞退は電話連絡が必須という常識は変わりつつある

就職活動や転職活動において、「内定辞退は電話で直接伝えるのが誠意でありマナーである」と長年教えられてきました。

しかし、ビジネスコミュニケーションのデジタル化や効率化が進む現代において、その常識は大きく変化しつつあります。

メールでの連絡は決してタブーではなく、状況によってはむしろ歓迎される手段になり得るのです。

採用担当者の本音と効率化の視点

企業側の採用担当者は、面接、書類選考、社内調整などで非常に多忙な日々を送っています。

そのため、突発的な電話対応は業務の中断を招き、負担になるケースも少なくありません。

実際、多くの採用担当者が「辞退の連絡であれば、電話よりもメールの方が助かる」と感じているのが現状です。

メールであれば都合の良いタイミングで確認でき、社内共有もスムーズに行えるため、業務効率の観点からも合理的だと判断される傾向にあります。

メール連絡が許容される背景とメリット

電話連絡が必須ではなくなりつつある背景には、トラブル防止の観点もあります。

電話などの口頭連絡では「言った言わない」の水掛け論になるリスクがありますが、メールであれば送信日時や文面が記録として残ります。

確実な辞退の意思表示をしたという証拠を残すことは、求職者だけでなく企業側にとってもリスク管理上のメリットがあるのです。

電話とメールの使い分け判断基準

メールでの辞退が一般的になりつつあるとはいえ、すべての状況においてメールだけで済ませて良いわけではありません。

相手との関係性や選考の進み具合によって、適切な連絡手段は異なります。

どのようなケースでメール連絡が許容され、どのような場合に電話が推奨されるのか、一般的な判断基準を整理しました。

連絡手段	適しているシチュエーション	主な理由
メール推奨 	選考の初期段階、または担当者が多忙で電話がつながらない場合	相手の時間を奪わず、記録に残せるため。
電話推奨 	内定承諾後や、リクルーターに個人的にお世話になった場合	深い関係性が築かれているため、直接感謝と謝罪を伝えるのが礼儀とされる。
メールのみで可 	どうしても電話をする勇気が出ない場合	無断辞退（バックレ）をするよりは、メールでも意思を伝える方が遥かにマナーに適うため。

電話したくない人が知っておくべきメール連絡のリスク

内定辞退の連絡を電話ではなくメールで行うことは、精神的な負担を減らす有効な手段です。

しかし、電話連絡と比較して特有のリスクが存在することも事実です。

メールが見落とされる可能性とその対策

採用担当者は、採用シーズン中には毎日膨大な数のメールを受信しています。

そのため、内定辞退のメールが他の連絡に埋もれてしまい、見落とされてしまうリスクがあります。

伊藤ちゃん

また、セキュリティ設定によっては迷惑メールフォルダに振り分けられてしまう可能性もゼロではありません。

その結果、入社直前になって「連絡が来ていない」というトラブルに発展し、最悪の場合は大学のキャリアセンターへ連絡がいってしまうケースも考えられます。

こうしたリスクを最小限に抑えるためには、件名の工夫や送信のタイミングに注意を払う必要があります。

リスクの内容	発生しやすい状況	推奨される対策
担当者の見落とし	選考ピーク時や週明けなどメール受信数が多い時期	件名に【内定辞退】と氏名、大学名を明確に記載する
迷惑メール判定	添付ファイルがある場合や特殊な形式の場合	テキスト形式で送り、件名や本文を標準的なものにする
システムエラー	メールアドレスの入力ミスやサーバー障害	送信直後にエラーメールが届いていないか必ず確認する

誠意が伝わりにくい場合のフォロー方法

メールは文字だけのコミュニケーションであるため、どうしても事務的で冷たい印象を与えがちです。

伊藤ちゃん

受け取り手によっては「重要な連絡をメール一本で済ませるとは失礼だ」と感じ、心証を損ねてしまう可能性があります。

誠意を伝えるためには、インターネット上のテンプレートをそのままコピー＆ペーストするのではなく、自分の言葉で感謝と謝罪の気持ちを書き添えることが重要です。

「本来であれば直接お電話でお詫びすべきところ、メールでのご連絡となりますことをお許しください」といった、非礼を詫びる一文（クッション言葉）を必ず挿入しましょう。

電話なしで内定辞退を完了させる具体的なステップ

ここでは、電話をかけずに手続きを終えるための具体的なフローを解説します。

早朝や深夜ではなく担当者が確認しやすい時間に送る

メール連絡における最大のメリットは、お互いの時間を拘束しない点にありますが、送信する時間帯には十分な注意が必要です。

深夜や早朝に送信すると、通知音で担当者のプライベートを妨害してしまう可能性があります。

また、大量のメールが届く始業直後や、退社間際の慌ただしい時間帯は、メールが埋もれて見落とされるリスクが高まります。

確実に開封してもらい、スムーズに処理してもらうためには、担当者がデスクで業務を行っている可能性が高い時間帯を狙って送信することが重要です。

以下の表を参考に、送信するタイミングを見極めましょう。

時間帯・タイミング	推奨度	理由と注意点
平日の午前中（10:00～11:30）		始業直後のメールチェックが終わり、業務が落ち着き始める時間帯です。最も確実に読まれる可能性が高いと言えます。
平日の午後（14:00～16:00）		昼休憩が終わり、午後の業務に取り組んでいる時間帯です。ただし、外出や会議が多い職種の場合は注意が必要です。
始業直後・終業直前		他の業務連絡と混ざりやすく、見落としや後回しにされるリスクがあります。
深夜・早朝・土日祝日		緊急時を除き、ビジネスマナーとして不適切です。予約送信機能などを活用し、翌営業日の日中に送るようにしましょう。

メール送信後に返信が来ない場合の確認方法

内定辞退のメールを送った後、企業側から「承知いたしました」といった返信があって初めて、辞退の手続きは完了したとみなせます。

しかし、数日経っても返信がない場合、メールが届いていないか、担当者が見落としている可能性があります。

伊藤ちゃん

この状態で放置すると、入社日直前になって「なぜ連絡がないのか」とトラブルになる恐れがあるため、必ず確認のアクションを起こす必要があります。

返信が来ない場合の対処フローは以下の通りです。

ステップ1：迷惑メールフォルダと送信履歴を確認する

まずは自分側の設定や状況を確認します。

企業からの返信が迷惑メールフォルダに振り分けられていないか、また、送信トレイを見てメールが正しく送信されているかを再確認してください。

ステップ2：2～3営業日は待機する

採用担当者は多忙であることが多く、選考時期には数百通のメールを処理していることもあります。

送信からすぐに返信が来なくても焦らず、土日祝日を除いて丸2日～3日程度は待ちましょう。

ステップ3：件名を変えて再送する

3営業日が過ぎても音沙汰がない場合は、メールの再送を行います。

この際、件名に【再送】と明記し、本文の冒頭で「〇月〇日に内定辞退のご連絡を差し上げましたが、届いておりますでしょうか」と丁寧に添えましょう。

これにより、電話をかけることなく、メール上での再通知によって気付いてもらえる可能性が高まります。

内定辞退メールに使えるシチュエーション別例文集

どのようなシチュエーションでも共通して押さえておくべきメールの基本構成を確認しましょう。

構成要素	ポイント	記載例
件名	用件と氏名を明記する	【内定辞退のご連絡】山田太郎
宛名	会社名・部署・担当者名を正式名称で	〇〇株式会社人事部採用担当〇〇様
感謝	内定をいただいたことへのお礼	この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
結論	辞退の意思をはっきりと伝える	検討の結果、誠に恐縮ながら内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。
理由	差し支えない範囲で簡潔に	自身の適性を再考しました結果、他社とのご縁を感じ…
謝罪	手間や期待に対するお詫び	貴重なお時間をいただいたにも関わらず、このような結果となり申し訳ございません。