2024.09.12 2024.12.01

【これで完璧】内定辞退の手紙の書き方｜例文付きで状況別に解説！

admin_naiteizitainav

内定辞退の連絡に悩む就活生必見！「内定辞退の手紙」の書き方を、例文付きで状況別に丁寧に解説します。

正しいマナーや失礼のない表現、電話連絡の必要性まで網羅しているので、安心して辞退の手続きを進められます。

Contents

内定辞退の手紙の基本
内定辞退の手紙のマナー
状況別の内定辞退の手紙の例文
内定辞退の電話連絡について
よくある質問
まとめ

内定辞退の手紙の基本

なぜ手紙なのか

内定辞退を伝える際、電話やメールではなく、なぜ手紙を送ることが重要なのでしょうか。

それは、手紙には次のようなメリットがあるからです。

正式な印象を与えられる：電話やメールよりも丁寧で、企業側もあなたの意思を真剣に受け止めてくれます。
感謝の気持ちを伝えやすい：選考過程で感じた感謝の気持ちを、自分の言葉でじっくりと伝えることができます。
記録として残る：言った言わないを防ぎ、後々トラブルになるリスクを減らすことができます。万が一、企業側から問い合わせがあった場合でも、手紙の内容に基づいて対応できます。

内定辞退は、あなたの人生にとって重要な転機であると同時に、企業側にとっても採用活動のスケジュール調整などが発生する可能性がある重要な出来事です。

そのため、電話やメールで済ませずに、手紙で伝えることで、双方にとってより良い形で締めくくることができます。

手紙を送るべき相手

内定辞退の手紙は、基本的に採用担当者宛に送ります。

多くの場合、会社説明会や面接で名刺をいただいていると思いますので、そちらを確認しましょう。

もし、名刺がない場合は、企業のホームページや採用サイトを確認するか、人事部へ電話で問い合わせて担当者名を確認してください。

手紙の構成

内定辞退の手紙は、以下の構成に従って作成するのが一般的です。

それぞれの項目で、どのような点に注意すべきか詳しく解説していきます。

頭文（手紙の冒頭）

頭文は、手紙の書き出し部分です。時候の挨拶と、相手への感謝の言葉を簡潔に述べます。時候の挨拶は、季節を感じさせる言葉を選び、ビジネス文書にふさわしい表現を用いましょう。

例えば、以下のようなものが挙げられます。

季節	時候の挨拶の例
春（2～4月）	・陽春の候、・早春の候、・桜の便りも聞かれる頃となりましたが、
初夏（5月）	・新緑の候、・風薫る五月となりましたが、
夏（6～7月）	・梅雨の候、・向暑の候、・盛夏の候、
晩夏（8月）	・残暑の候、・立秋とは申しましても、
秋（9～11月）	・秋冷の候、・天高く馬肥ゆる秋とは申しますが、・紅葉の便りも聞かれる頃となりましたが、
冬（12～1月）	・師走の候、・寒さ厳しき折、・年始の候、

感謝の言葉としては、採用担当者への労いの言葉を含めるようにしましょう。

例えば、「貴社選考の機会をいただき」「丁寧なご対応をいただき」といった表現が効果的です。

結論（内定辞退の旨）

結論では、内定辞退を申し出ることを明確に伝えます。

「貴社を志望し、内定の通知を頂きました〇〇と申しますが、大変恐縮ですが、この度、内定を辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。」のように、まずは結論から述べるようにしましょう。

その後、お詫びの言葉を添えることも大切です。

例えば、「せっかく内定を頂いたにも関わらず、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。」のように、企業側の心情を慮る言葉を添えましょう。

辞退理由

辞退理由は、正直に、かつ簡潔に伝えましょう。ただし、企業側の印象を損なう可能性があるネガティブな表現は避け、前向きな理由を伝えるように心がけてください。

例えば、他社への入社が決まった場合は、「他に、自分のやりたいことにもっと合致した企業から内定をいただくことができ」といったように、あくまでも自分のキャリアプランを重視した結果であることを伝えるようにしましょう。

他社への入社が決まった場合：「他に、自分のキャリアプランに合致した企業から内定をいただくことができ」
就職活動を続ける場合：「就職活動を進める中で、自分のキャリアプランについて改めて見つめ直した結果」
進学を決めた場合：「自分の将来について熟慮した結果、〇〇について学ぶため、進学する道を選びました」
一身上の都合で辞退する場合：「一身上の都合により、大変恐縮ですが、今回は辞退させていただきます」

結びの言葉

結びの言葉では、企業の今後の発展を祈る言葉とともに、重ねてお詫びと感謝の気持ちを伝えます。

例えば、「貴社におかれましては、ますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」といった表現が一般的です。

また、最後に「まずは、書面にて内定辞退のご連絡とさせていただきます。」と一言添えることで、丁寧な印象を与えます。

記入日・署名

手紙の最後には、記入日と署名を忘れずに入れましょう。

記入日は、手紙を送付する日付を記載します。

署名は、楷書で丁寧に書き、誤字脱字がないか確認してから封筒に入れましょう。

内定辞退の手紙は、あなたの印象を左右する重要なものです。

これらの点を踏まえ、失礼のない丁寧な手紙を作成しましょう。

内定辞退の手紙のマナー

内定辞退の手紙は、あなたの印象を左右する重要なものです。

誠意と感謝の気持ちを込めて、失礼なく丁寧な手紙を作成しましょう。ここでは、内定辞退の手紙を書く上で押さえておくべきマナーを解説します。

使うべき敬語・避けるべき言葉

内定辞退の手紙は、ビジネスシーンにおける重要なやり取りの一つです。

そのため、普段のメールや手紙以上に、敬語を正しく使うことが求められます。

特に、二重敬語には注意が必要です。

正しい例	誤った例
拝読しました	拝読させていただきました
ご連絡いたします	ご連絡させていただきます
おっしゃってくださいました	おっしゃっていただきました

また、相手への配慮を欠いた言葉遣いは避け、謙遜の気持ちを込めた表現を用いるように心がけましょう。

例えば、断定的な表現や否定的な言葉は避け、やむを得ない事情であることを丁寧に伝えることが重要です。

失礼のない丁寧な書き方

内定辞退の手紙では、お詫びの気持ちを伝えることが最も重要です。

お詫びの言葉は、簡潔に述べるようにしましょう。ダラダラと長文にならないように注意が必要です。

また、感謝の気持ちを伝えることも大切です。選考にかかわった採用担当者や人事担当者への感謝の気持ちを伝えます。

感謝の気持ちは、具体的に述べることでより誠意が伝わります。例えば、面接でのエピソードや企業説明会で印象に残ったことなどを具体的に盛り込むと良いでしょう。

内定辞退の理由については、正直に伝えることが大切ですが、企業の選考や待遇面に関するネガティブな表現は避け、あくまでも自分側の都合であることを明確に伝えましょう。

さらに、今後の活躍を祈る言葉を入れることも大切です。これは、企業と良好な関係を保つために有効な方法です。

結びの言葉には、相手への配慮を示す言葉を添えましょう。

例えば、「貴社におかれましては、ますますのご発展をお祈り申し上げます」といった言葉は、一般的な結びの言葉として広く使われています。

郵送する場合のマナー

内定辞退の手紙を郵送する場合、手紙の内容だけでなく、封筒や郵送方法にもマナーがあります。

失礼のないよう、細部まで注意を払いましょう。ここでは、郵送する場合のマナーについて詳しく解説します。

封筒の書き方

封筒は白地のものを使用し、二重封筒は使用しません。
宛名は、採用担当者名宛てに書き、会社名と部署名も忘れずに記載します。担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」と記載します。
差出人名は、封筒の裏面ではなく、表面の左下に記載します。
封筒の表面には、「内定辞退のご連絡」といった表書きを黒のペンで記入します。表書きは、封筒を開封する前に内容がわかるように、具体的に記載することが重要です。

郵送方法・投函期限

郵送方法は、一般的には「簡易書留」または「特定記録郵便」が適切です。これらの方法であれば、郵便物の配達状況を追跡できるため、確実に手紙が届けられたことを確認できます。また、配達時に受領印をもらうことができるため、万が一の場合にも安心です。
投函期限は、内定承諾書を提出する期限よりも前に到着するように、余裕をもって郵送しましょう。通常は、内定通知を受け取ってから3日以内を目安に投函することが望ましいとされています。

状況別の内定辞退の手紙の例文

他社への入社が決まった場合

例文1：株式会社〇〇(企業名)様

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

先日は、貴社におかれましては、何かとお忙しいところ、面接のお時間を頂戴いたしまして、誠にありがとうございました。また、その後、採用内定のご連絡をいただき、大変光栄に存じました。

しかしながら、誠に恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、この度、貴社からの内定を辞退させていただくことといたしました。理由は、かねてより志望しておりました株式会社△△(企業名)より、内定をいただき、そちらへの入社を決意いたしましたためでございます。

貴社におかれましては、私の将来について親身にご相談いただき、また、貴重な機会を頂戴しましたこと、改めて深く感謝申し上げます。本来であれば、直接お詫び申し上げるべきところ、書面にて失礼いたしますこと、何卒ご容赦ください。

貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。敬具

例文2：株式会社〇〇(企業名) 人事部〇〇(担当者名)様

拝啓向春の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

先日は、お忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。重ねて、採用内定のご連絡をいただき、大変嬉しく、光栄に存じました。

しかしながら、誠に恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、この度、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。理由は、以前より志望しておりました他社様から内定をいただき、そちらへの入社を決意いたしましたためでございます。

貴社には、選考の段階から大変丁重にご対応いただき、感謝の気持ちでいっぱいです。このようなご返答となり、大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。敬具

就職活動を続ける場合

例文1：株式会社〇〇(企業名)様

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

しかしながら、誠に恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、この度、貴社からの内定を辞退させていただくことといたしました。理由は、自分の将来について、今一度深く考え直した結果、当初より志望しておりました〇〇(職種)という仕事ではなく、△△(職種)という仕事に挑戦したいという気持ちが強くなったためでございます。

貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。敬具

例文2：株式会社〇〇(企業名) 人事部〇〇(担当者名)様

拝啓向春の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

しかしながら、誠に恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、この度、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。理由は、就職活動を通して、自分自身のキャリアプランを見つ直し、当初予定していた職種とは異なる職種で、自分の能力を活かしたいという気持ちが強くなったためでございます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。敬具

進学を決めた場合

例文1：株式会社〇〇(企業名)様

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

しかしながら、誠に恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、この度、貴社からの内定を辞退させていただくことといたしました。理由は、この度、〇〇大学大学院(大学院名)の△△学科(学科名)を受験し、合格いたしましたためでございます。かねてより、〇〇(専攻分野)について研究を深めたいという希望があり、この度の大学院進学は、私の人生にとって貴重な機会であると判断いたしました。

貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。敬具

例文2：株式会社〇〇(企業名) 人事部〇〇(担当者名)様

拝啓向春の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

しかしながら、誠に恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、この度、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。理由は、この度、大学院への進学が決まったためでございます。かねてより、〇〇(専攻分野)の研究を続けたいという強い思いがあり、この度の進学は、私の人生にとって非常に重要な決断となりました。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。敬具

一身上の都合で辞退する場合

「一身上の都合」は、それ以上具体的な説明を避けたい場合に用いる表現です。企業側も、無理に理由を聞き出すことはしません。しかし、「一身上の都合」の内容によっては、企業側に不快な思いをさせてしまう可能性もあるため注意が必要です。

辞退理由が「一身上の都合」の内容である場合	企業側の印象
家族の介護や病気	やむを得ない事情として理解してもらえる可能性が高い
結婚や妊娠	企業によっては、女性社員の活躍を推進している場合もあるため、正直に伝えても問題ない場合もある。しかし、ネガティブな印象を与えてしまう可能性もあるため注意が必要
他社の選考が進んでいる	選考結果が出るまで待てなかったのかと、マイナスの印象を与えてしまう可能性がある
企業の雰囲気が合わない	企業研究不足と捉えられ、マイナスの印象を与えてしまう可能性がある

上記を踏まえ、以下の例文を参考にしてみてください。

例文1：株式会社〇〇(企業名)様

拝啓　時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

しかしながら、誠に恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、この度、貴社からの内定を辞退させていただくことといたしました。理由は、一身上の都合により、貴社に入社いたしましても、ご期待に沿える働きをすることが難しいと判断したためでございます。

貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。敬具

例文2：株式会社〇〇(企業名) 人事部〇〇(担当者名)様

拝啓向春の候、貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

しかしながら、誠に恐縮ではございますが、熟慮を重ねた結果、この度、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。理由は、一身上の都合により、誠に恐縮ではございますが、貴社に入社し、ご活躍させていただくことが難しい状況となってしまいました。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。敬具

内定辞退の電話連絡について

電話連絡は必要？

電話連絡するタイミング

曜日	時間帯	連絡の可否	備考
月曜日～金曜日	9時～17時	○	営業時間内であれば、基本的に問題ありません。ただし、昼休み時間(12時～13時)は避けた方が良いでしょう。
月曜日～金曜日	17時以降	△	担当者が不在の場合や、業務時間外のため、連絡が難しい場合があります。
土曜日・日曜日・祝日	終日	×	企業によっては、休日対応している場合もありますが、基本的には避けるべきです。

電話連絡するときのポイント

1. 電話口での第一声

例：「〇〇株式会社人事部の〇〇様、お電話つながりでしょうか。わたくし、先日は大変お世話になりました、△△と申します。」

2. 内定辞退の旨を伝える

例：「この度はお内定を賜り、誠にありがとうございました。大変恐縮ではございますが、熟考した結果、貴社のお内定を辞退させていただきたく、お電話いたしました。」

3. 辞退理由を簡潔に伝える

他社への入社が決まった場合：「大変ありがたいお話ではございましたが、他に志望していた企業から内定をいただき、そちらで勤務させていただくことになりました。」
就職活動を続ける場合：「現在の自身の状況を鑑みて、もう少し就職活動を継続し、改めて自分自身を見つめ直したいと考えたためです。」
進学を決めた場合：「この会社で働くことを希望しておりましたが、この度、一身上の都合により、進学の道を選び、勉学に励む決心をいたしました。」
一身上の都合で辞退する場合：「一身上の都合により、誠に恐縮ではございますが、貴社のお内定を辞退させていただきたく存じます。」

4. 謝罪の言葉を伝える

例：「このようなご報告になり、大変申し訳ございません。採用活動でご尽力いただいたにもかかわらず、このような決断となり、誠に申し訳ございませんでした。」

5. 今後のご活躍を祈念する言葉を伝える

例：「貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」

6. 電話を切る際の注意点

例：「お忙しいところ、大変失礼いたしました。」

よくある質問

内定辞退の連絡は、いつまでにすればいいですか？

内定辞退の連絡は、できるだけ早く行うのがマナーです。

企業側は、入社予定者の人数に合わせて、研修の準備や、場合によっては、他の応募者への選考を進めていることもあります。

そのため、内定辞退の連絡が遅くなってしまうと、企業側に大きな迷惑をかけてしまう可能性があります。

特に、入社予定日まで1週間を切っている場合などは、企業側も対応が難しくなってしまう可能性があります。

そのため、内定辞退を決断したら、できる限り早く連絡するようにしましょう。

内定辞退の理由を正直に伝えるべきですか？

内定辞退の理由が、他社への入社が決まった場合や、就職活動を続ける場合などは、正直に伝えることも可能です。

ただし、企業の選考や待遇に対する不満など、企業側の印象を悪くする可能性のある内容は避けるようにしましょう。

内定辞退の理由を伝える際には、あくまでも、自分の状況や今後のキャリアプランなどを中心に説明することが重要です。

内定辞退の電話で、謝罪はどのようにすればいいですか？

内定辞退の電話では、「この度は、このような形になり、大変申し訳ございません」などといったように、簡潔に謝罪の言葉を伝えるようにしましょう。

また、企業側からの質問に対しては、誠実に対応することが大切です。

内定辞退の手紙は、メールではなく郵送するべきですか？

内定辞退の手紙は、基本的には郵送で送るのがマナーです。

ただし、企業側からメールでの連絡を希望された場合や、郵送では間に unlikelyな場合などは、メールで送ることも可能です。

メールで送る場合でも、ビジネスメールとしてのマナーを守り、丁寧な言葉遣いを心がけるようにしましょう。

また、件名には「内定辞退のお詫び」など、相手がすぐに内容を理解できるように記載することが大切です。

内定辞退をした後、同じ企業に再応募することはできますか？

内定辞退をした後、同じ企業に再応募することは可能です。

ただし、企業によっては、内定辞退者を再応募の対象外としている場合もあるため、注意が必要です。

また、再応募をする際には、前回の選考時よりも、さらに成長した自分であることをアピールすることが重要です。そのため、内定辞退後も、スキルアップや経験を積むための努力を続けるようにしましょう。

内定辞退後、お礼状は必要ですか？

内定辞退後、企業側へのお礼状は、必ずしも必須ではありません。

ただし、選考過程で、企業側から特別な配慮を受けた場合などは、感謝の気持ちを込めて、お礼状を送付すると良い印象を与えます。

お礼状の内容としては、選考でお世話になったことへの感謝と、内定辞退に至った理由、今後のキャリアプランなどを簡潔にまとめるようにしましょう。また、企業の今後の発展を祈念する言葉なども添えると、より丁寧な印象になります。

アルバイトの内定も、辞退の手紙は必要ですか？

アルバイトの内定辞退の場合、電話連絡で済ませることが一般的です。

ただし、企業側から手紙での連絡を希望された場合や、 formalな印象を与えたい場合は、手紙を送付することも検討しましょう。

アルバイトであっても、内定辞退は、企業側に迷惑をかける行為であることを自覚し、誠意を持った対応を心がけることが大切です。

内定承諾書を提出した後でも、内定を辞退することはできますか？

内定承諾書を提出した後でも、内定を辞退することは可能です。

ただし、内定承諾書は、法的拘束力を持つ書類ではありませんが、企業側との信頼関係を損なう可能性があるため、安易な気持ちで辞退することは避けましょう。

内定承諾書を提出した後に、どうしても内定を辞退しなければならない場合は、企業側に迷惑をかけてしまうことを謝罪し、誠意を持って、辞退の意思を伝えることが重要です。

また、企業側が、内定辞退によって損害を被ったと主張した場合、損害賠償を請求される可能性もあることを理解しておきましょう。

項目	内容
内定辞退の連絡時期	できるだけ早く
内定辞退の連絡方法	基本は電話連絡、その後、手紙を郵送
内定辞退の理由	正直に伝えてもよいが、企業側の印象を悪くする内容は避ける
内定辞退後の再応募	可能だが、企業によっては対象外の場合もある
内定承諾後の内定辞退	可能だが、企業側との信頼関係を損なう可能性があるため、安易な辞退は避ける