【状況別】歯科衛生士の内定辞退の例文集｜電話やメールでの伝え方も解説

歯科衛生士の内定辞退に悩みはつきもの。失礼のない辞退の仕方を知りたい方へ。この記事では、状況に応じた電話・メール例文集、辞退の適切な時期や伝え方、よくある疑問への回答など、円満な内定辞退に必要な情報を網羅しました。

内定辞退の基本的なマナー

この記事の目次

1 内定辞退の基本的なマナー
2 【例文集】状況別の内定辞退の伝え方
3 内定辞退でよくある疑問
4 まとめ

歯科衛生士として内定をもらったものの、やむを得ない事情で辞退しなければならない場合、失礼のないように丁寧な対応を心がけることが大切です。ここでは、内定辞退の基本的なマナーについて解説します。

連絡はいつまでにする？

内定辞退の連絡は、できるだけ早く行うのがマナーです。なぜなら、採用担当者は、あなたを採用するために時間と労力を費やしており、辞退の連絡が遅くなればなるほど、採用選考が遅れたり、他の応募者に迷惑がかかってしまう可能性があるからです。

一般的には、内定通知を受け取ってから2～3日以内、遅くとも1週間以内には連絡するようにしましょう。迷ったり悩んだりしている間に時間が経過してしまうこともあるかもしれません。いずれにしても、誠意をもって迅速な対応を心がけましょう。

誰に連絡する？

内定辞退の連絡は、基本的には内定通知をしてくれた担当者に行います。多くの場合、人事担当者や採用責任者になります。ただし、求人情報に連絡先が明記されている場合は、その指示に従いましょう。

連絡相手	状況
人事担当者または採用責任者	特に指示がない場合
求人情報に記載の担当者	求人情報に連絡先が明記されている場合
学校の就職担当者	学校経由で応募した場合で、企業への連絡が難しい場合

連絡手段は、電話またはメールが一般的ですが、電話で直接伝えるのがおすすめです。ただし、企業によってはメールでの連絡を指定している場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

電話とメールどちらで伝える？

内定辞退は、電話で直接伝えるのがマナーとされています。電話であれば、直接お詫びの気持ちを伝えることができ、誠意が伝わりやすいからです。また、その場で質問に答えることができるため、採用担当者に安心感を与えることもできます。

ただし、企業によってはメールでの連絡を指定している場合もあるため、事前に確認しておきましょう。メールで連絡する場合には、件名に「内定辞退のお知らせ」と明記し、本文では、お詫びと感謝の気持ちを丁寧に伝え、辞退の理由を簡潔に説明するようにしましょう。

連絡手段	メリット	デメリット
電話	直接お詫びの気持ちを伝えられるため、誠意が伝わりやすいその場で質問に答えることができるため、採用担当者に安心感を与えることができる	緊張してしまい、うまく話せない場合がある電話に出られない場合、何度もかけ直す必要があり、相手に負担をかけてしまう可能性がある
メール	時間や場所を選ばずに連絡できる伝えたい内容を整理して、正確に伝えることができる証拠が残るため、トラブルを避けることができる	直接話すことができないため、冷たい印象を与えてしまう可能性がある返信に時間がかかる場合がある

いずれの場合も、失礼な言葉遣いは避け、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。また、誤解を防ぐためにも、簡潔で分かりやすい表現で伝えるようにしましょう。

【例文集】状況別の内定辞退の伝え方

他の歯科医院に就職する場合

電話で伝える場合

〇〇歯科クリニックの〇〇です。先日、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。\ 大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、お電話いたしました。
実は、以前から第一志望としていた別の歯科医院から内定をいただき、そちらで働くことを決意いたしました。\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。

メールで伝える場合

件名：内定辞退のお詫び（〇〇〇〇）

〇〇歯科クリニック
〇〇様

拝啓

〇〇〇〇と申します。\ 先日は、貴院より歯科衛生士として内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。\ ご連絡が遅くなってしまったこと、大変申し訳ございません。

大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、メールいたしました。
実は、以前から第一志望としていた別の歯科医院から内定をいただき、そちらで働くことを決意いたしました。\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。
重ねてお詫び申し上げます。

敬具

企業に就職する

電話で伝える場合

〇〇歯科クリニックの〇〇です。先日、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。\ 大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、お電話いたしました。
実は、歯科衛生士としてではなく、企業で営業職として働くことを決意いたしました。\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。

メールで伝える場合

件名：内定辞退のお詫び（〇〇〇〇）

〇〇歯科クリニック
〇〇様

拝啓

大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、メールいたしました。
実は、歯科衛生士としてではなく、企業で営業職として働くことを決意いたしました。\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。
重ねてお詫び申し上げます。

敬具

進学する場合

電話で伝える場合

〇〇歯科クリニックの〇〇です。先日、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。\ 大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、お電話いたしました。
実は、〇〇大学歯学部の編入学試験に合格し、さらに専門的な知識と技術を身につけるため、進学することを決意いたしました。\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。

メールで伝える場合

件名：内定辞退のお詫び（〇〇〇〇）

〇〇歯科クリニック
〇〇様

拝啓

大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、メールいたしました。
実は、〇〇大学歯学部の編入学試験に合格し、さらに専門的な知識と技術を身につけるため、進学することを決意いたしました。\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。
重ねてお詫び申し上げます。

敬具

結婚する場合

電話で伝える場合

〇〇歯科クリニックの〇〇です。先日、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。\ 大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、お電話いたしました。
実は、この度結婚することになり、
新しい生活の準備のため、就職を見送ることにいたしました。
\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。

メールで伝える場合

件名：内定辞退のお詫び（〇〇〇〇）

〇〇歯科クリニック
〇〇様

拝啓

大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、メールいたしました。
実は、この度結婚することになり、
新しい生活の準備のため、就職を見送ることにいたしました。
\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。
重ねてお詫び申し上げます。

敬具

家庭の事情で就職が困難になった場合

電話で伝える場合

〇〇歯科クリニックの〇〇です。先日、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。\ 大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、お電話いたしました。
実は、家庭の事情により、
貴院で勤務させて頂くことが困難になってしまいました。
\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。

メールで伝える場合

件名：内定辞退のお詫び（〇〇〇〇）

〇〇歯科クリニック
〇〇様

拝啓

大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、メールいたしました。
実は、家庭の事情により、
貴院で勤務させて頂くことが困難になってしまいました。
\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。
重ねてお詫び申し上げます。

敬具

病気で就職が困難になった場合

電話で伝える場合

〇〇歯科クリニックの〇〇です。先日、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。\ 大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、お電話いたしました。
実は、病気の治療に専念することになり、
貴院で勤務させて頂くことが困難になってしまいました。
\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。

メールで伝える場合

件名：内定辞退のお詫び（〇〇〇〇）

〇〇歯科クリニック
〇〇様

拝啓

大変ありがたいお話なのですが、熟考した結果、今回は大変恐縮ですが、貴院への入職を辞退させていただきたく、メールいたしました。
実は、病気の治療に専念することになり、
貴院で勤務させて頂くことが困難になってしまいました。
\ 貴院のことは、説明会や面接を通して大変魅力を感じておりましたが、このようなご報告となり、大変申し訳ございません。\ 短い間でしたが、本当にありがとうございました。
重ねてお詫び申し上げます。

敬具

内定辞退でよくある疑問

内定辞退の際に謝罪は必要？

内定辞退の連絡をする際には、謝罪の言葉を伝えるべきかどうか迷う方もいるかもしれません。結論としては、謝罪は必要です。企業側は、採用活動に時間や費用をかけてあなたを選んでくれたのです。誠意を示すためにも、感謝の気持ちと合わせて、辞退することへのお詫びを伝えましょう。

ただし、過度な謝罪は、相手によってはかえって負担になる可能性もあります。「何度も申し訳ありませんでした」といった繰り返しや、必要以上に自分を責めるような表現は避け、「この度はこのようなご報告となり大変申し訳ございません」など、簡潔に伝えるように心がけましょう。

内定承諾書を提出した後でも辞退できる？

内定承諾書を提出した後でも、内定を辞退することは法律上は可能です。労働契約の締結には、双方の合意が必要となるため、企業側が内定承諾書の提出のみで労働契約が成立したと主張することはできません。ただし、企業によっては、内定承諾後の辞退に厳しい場合や、違約金が発生する旨を就業規則に定めている場合もあるため、注意が必要です。いずれにしても、内定辞退を検討する場合は、できるだけ早く企業側に連絡し、誠意を持って相談することが大切です。

違約金は発生する？

基本的には、内定辞退によって違約金が発生することはありません。しかし、企業によっては、内定承諾後に採用に伴う費用（例えば、制服代や研修費用など）が発生した場合、その費用を請求する旨を就業規則に定めている場合があります。もし、違約金について不安な場合は、企業側に直接問い合わせてみましょう。また、内定承諾書に違約金に関する記載がある場合は、署名する前にしっかりと内容を確認することが重要です。

内定辞退を伝える際に、辞退理由を詳しく伝えるべき？

内定辞退を伝える際、辞退理由をどこまで詳しく伝えるべきか迷う方もいるでしょう。基本的には、正直に、かつ簡潔に伝えることが大切です。例えば、「他に就職先が決まったため」「家庭の事情で就職が困難になったため」など、おおまかな理由を伝えるようにしましょう。企業側も、詳細な事情まで聞きたいとは限りませんし、場合によっては詮索と捉えられてしまう可能性もあります。ただし、企業側との関係性や状況によっては、ある程度具体的な理由を伝える方が誠意が伝わる場合もあるため、状況に応じて判断する必要があります。

一度辞退した企業に、やっぱり就職したいと伝えることはできる？

一度内定を辞退した企業に、再度就職を希望することは、基本的には難しいと考えましょう。企業側は、内定辞退を受け、他の応募者への対応や採用計画の見直しなど、すでに対応を進めている可能性が高いからです。しかし、企業側との関係性や辞退の理由によっては、再応募を受け入れてもらえる可能性もゼロではありません。もし、再応募を希望する場合は、まずは企業側に連絡し、状況を説明した上で、再応募が可能かどうかを問い合わせてみましょう。その際、企業側に迷惑をかけたことを改めて謝罪し、就職への強い意欲を示すことが大切です。

まとめ

歯科衛生士の内定辞退は、企業への就職活動と同様に、誠意と丁寧な対応が大切です。辞退の連絡はなるべく早く、電話とメールで確実に行いましょう。やむを得ない事情で辞退する場合は、お詫びと簡潔な理由を伝えれば問題ありません。内定辞退は決して失礼な行為ではありません。新たな道を進むことを応援してくれるでしょう。