勇気を出して辞退の連絡をしたのに...
返信がないんです！！
返信がもらえないと相手がどう思っているのかわからず焦りますよね。
この記事では、実際に返信が来なくて悩んだ筆者がとった３つの行動を紹介します。
さらに、それでも返信がない場合の対処法や、企業への問い合わせについて解説します。安心して次に進めるよう、ぜひ最後まで読んでみてください。
内定辞退メールを送ったのに返信がない…！
「せっかく内定を頂いた企業に申し訳ない気持ちでいっぱいの中、勇気を出して辞退のメールを送ったのに、返信がない…。」
そんな経験はありませんか？
実は、企業側から内定辞退のメールに対して、返信がないケースは珍しくありません。しかし、人生における大きな転換期である就職活動において、企業からの反応がないことに不安を感じてしまうのも無理はありません。
企業からの返信がないケースは意外と多い
企業は、新卒採用シーズンになると、多くの学生に対して選考を行い、同時に複数の学生に内定を出します。そのため、企業側も多くの応募者からの連絡に対応しなければならず、内定辞退の連絡に対して、すぐに返信できない場合もあるのです。
また、企業によっては、内定辞退者に対して、電話で直接、辞退の理由などを確認するケースもあります。そのため、企業側が電話での連絡を検討している間、メールの返信が遅れてしまう可能性も考えられます。
返信がないと不安になる理由
内定辞退のメールを送った後、企業から返信がないと、以下のような不安を感じてしまうかもしれません。
- メールがちゃんと届いていないのではないか
- 辞退の意思が伝わっていないのではないか
- 企業に迷惑をかけてしまったのではないか
特に、社会人経験のない学生にとっては、ビジネスマナーとして、どのように対応すべきか分からず、不安な気持ちでいっぱいになってしまうこともあるでしょう。
しかし、内定辞退のメールを送信してから数日経っても返信がない場合は、企業側に何らかの事情がある可能性も考えられます。そこで、次の章では、返信がない場合に自分自身でできる行動について解説していきます。
私が返信がないことに対してとった３つの行動
内定辞退のメールを送った後、企業から返信がない場合は、不安な気持ちになりますよね。そこで、私が実際に経験した「返信がない」という状況に対してとった３つの行動を紹介します。
１. 電話で連絡
最も確実な方法として、企業に電話で連絡を取りました。電話をかける前に、以下の点を事前に確認しておきましょう。
電話をかけるタイミング
- 企業の営業時間内であることを確認しましょう。一般的な営業時間帯は、平日9時～17時です。お昼休み時間帯（12時～13時）は避けた方が良いでしょう。
- 最初のメールを送信してから、少なくとも2～3営業日は間隔を空けましょう。すぐに電話すると、担当者が不在の場合や、まだメールを確認できていない可能性があります。
電話で伝える内容
- 自分の氏名、連絡先を伝える
- いつ、何についてメールを送信したかを伝える
- 内定辞退の意思が伝わっているかを確認したい旨を伝える
例えば、以下のように伝えることができます。
「〇〇株式会社人事部の△△様はいらっしゃいますでしょうか？先日、御社から内定を頂いた□□と申します。〇月〇日に内定辞退のご連絡をメールで差し上げたのですが、まだご連絡が確認できておりませんで、お電話いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、私の辞退の旨、受け取っていただけておりますでしょうか。」
２. 再度メールを送信
電話が繋がらない場合や、電話で話すことに抵抗がある場合は、再度メールを送信する方法もあります。その際、以下の点に注意しましょう。
２通目のメールを送る際の注意点
- 件名は、最初のメールと同じものを使用するか、「【再送】」などを加えて、返信であることがわかるようにする
- 最初のメールに返信する形で送信し、過去のメール履歴が残るようにする
- 前回のメールを送信してから、数日経っていることを伝える
- 内定辞退の意思は変わらないことを、改めて簡潔に伝える
- 返信期限を設ける
例えば、以下のように伝えることができます。
件名：【再送】内定辞退のお詫び（〇〇□□）
〇〇株式会社
人事部 △△様お疲れ様です。〇〇□□と申します。
先日は、貴社からの内定に関しまして、
大変失礼なご連絡を差し上げてしまい、
誠に申し訳ございませんでした。〇月〇日に内定辞退のご連絡を
メールにて差し上げたのですが、
その後ご連絡が確認できておりませんで、
再度ご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、
〇月〇日（〇曜日）までに、
ご連絡いただけますと幸いです。重ね重ねお詫び申し上げます。
署名
３. 就職活動サイトで状況を確認
もし、就職活動サイト経由で応募していた場合は、サイト上で選考状況が確認できる場合があります。企業側が選考状況を更新しているか、確認してみましょう。
これらの行動をとることで、企業からの返信がない状況に、少しでも対応できるはずです。安心して就職活動を進めるためにも、落ち着いて行動するようにしましょう。
それでも返信が来なかった場合
内定辞退の連絡をしてから数日経ってもなお、企業から返信がない場合、不安や疑問が募るかもしれません。このような状況では、以下の３つの選択肢を検討してみましょう。
企業に直接問い合わせるべきか
企業に直接問い合わせるという選択肢は、状況によっては有効ですが、慎重に進める必要があります。
問い合わせる際の注意点
- 電話ではなくメールで問い合わせる: 電話での問い合わせは、担当者に負担をかける可能性があります。まずはメールで問い合わせるようにしましょう。
- 件名は簡潔に、要件を伝える: 件名は「〇〇株式会社 内定辞退の件」のように、用件が一目でわかるようにしましょう。
- 前回のメールを引用する: いつ、どのような内容のメールを送ったかを明確にするために、前回のメールを引用しましょう。
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 企業に対して失礼な印象を与えないよう、あくまで丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
例えば、以下のように問い合わせてみましょう。
件名：〇〇株式会社 内定辞退の件
〇〇株式会社
人事部 〇〇様
はじめまして、△△大学□□学部△△と申します。
先日は、貴社より採用の内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
ご連絡が遅くなってしまったこと、大変申し訳ございません。
熟慮した結果、大変恐縮ではございますが、貴社からの内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
△△大学□□学部
△△
上記のように、前回のメールを引用しながら、丁寧な言葉遣いで問い合わせるようにしましょう。
人事に相談するのも有効
企業への問い合わせに不安を感じる場合は、利用していた就職情報サイトの担当者に相談してみるのも有効な手段です。企業とのやりとりに慣れている人事担当者であれば、状況に応じたアドバイスをもらえる可能性があります。
就職情報サイトによっては、企業への連絡を代行してくれる場合もあるため、活用を検討してみましょう。
状況に合わせて冷静に対処しよう
内定辞退メールに返信がない場合でも、焦らず冷静に対処することが大切です。企業からの連絡を待つだけでなく、状況に応じて適切な行動を起こすようにしましょう。
内定辞退メールは送りっぱなしにしないことが重要
内定辞退のメールを送信した後、企業から返信がないことに不安を感じるのは当然です。しかし、だからといって、そのまま放置してしまって良いのでしょうか？内定辞退のメールを送った後も、企業との良好な関係を保つためには、適切な対応が必要です。ここでは、内定辞退メールを送った後の対応について詳しく解説します。
なぜ返信がないまま放置してはいけないのか
内定辞退のメールを送信したにも関わらず、企業から返信がない場合、放置してしまうことは避けるべきです。なぜなら、以下のようなリスクが考えられるからです。
- 企業に失礼な印象を与えてしまう可能性がある
- 内定辞退が企業に伝わっていない可能性がある
- 万が一、企業側で手続きなどが滞ってしまう可能性がある
これらのリスクを避けるためにも、内定辞退のメールは送りっぱなしにせず、適切な対応をとるように心がけましょう。
返信がない場合の具体的な対応策
企業から返信がない場合、具体的にはどのような対応をとれば良いのでしょうか？状況に合わせて、以下の３つの方法を試してみましょう。
1. 電話で連絡をする
メールよりも直接的なコミュニケーション方法として、電話で連絡する方法があります。電話をかける際には、以下の点に注意しましょう。
- 営業時間内に連絡する
- 担当者の名前を名乗ってから用件を伝える
- 内定辞退の旨を改めて伝え、返信がないことを伝える
2. 再度メールを送信する
電話で連絡が難しい場合は、再度メールを送信する方法もあります。２通目のメールを送信する際には、以下の点に注意しましょう。
- 件名に「【再送】内定辞退のお詫び（氏名）」のように、再送であることがわかるように記載する
- 前回のメールを送信してから、どの程度の期間が経過しているかを伝える
- 返信がないことに対する不安な気持ちを伝える
3. 就職情報サイトで状況を確認する
もし、利用していた就職情報サイトのマイページなどがある場合は、そちらで選考状況を確認できる場合があります。企業によっては、辞退の処理が完了すると、選考ステータスが更新される場合もあるため、一度確認してみましょう。
それでも返信がない場合の対処法
上記のような対応策を試みても、企業から返信がない場合は、さらに以下の方法を試してみましょう。
| 対応策 | 内容 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| 企業に直接問い合わせる | 企業の代表電話などに連絡し、人事部担当者に取り次いでもらう。 | 直接状況を確認できるため、対応がスムーズになる可能性がある。 | 電話対応の手間がかかる。担当者と繋がりにくい場合もある。 |
| 利用していた就職エージェントに相談する | 就職エージェント経由で応募していた場合は、担当者に相談してみる。 | 企業との間に入ってくれるため、直接連絡するよりもスムーズに解決する可能性がある。 | 就職エージェント経由で応募していない場合は、利用できない。 |
内定辞退の連絡は、企業との良好な関係を保ちながら、円滑に進めることが大切です。上記を参考に、状況に応じた適切な対応を心がけましょう。
まとめ
内定辞退の連絡は、企業への影響もあるため、必ず返信をもらうことが重要です。メールを送っても返信がない場合は、電話や再度メールを送るなど、状況に応じて適切な対応を取りましょう。不安な場合は、ハローワークなどに相談するのも有効な手段です。
