内定辞退相談

【新卒向け】内定辞退の手順を解説|この記事を見れば全てわかります

室長〜!新卒採用で3社から内定をもらったんですけど、内定辞退したくて…

内定辞退って何をすればいいんですか?

伊藤ちゃん
相談室長

僕に任せて!

新卒の方が、内定辞退する時に注意するポイント、伝え方を説明するよ!


この記事の対象となる人

  • 新卒採用で、複数内定を得たため、第一志望じゃない企業の内定を辞退したい
  • 内定を辞退したいけど、何をすればいいのかわからない
  • 内定辞退の具体的な手順が知りたい

新卒採用の内定辞退っていつまでにすればいの?

相談室長

まずは就職活動の年間の流れと、いつ頃に内定辞退するのがいいか見てみよう!

就活年間スケジュール

一般的な内定辞退の期限は内定通知書が届いてから1週間以内と言われています。

内定が決まると、企業から内定通知書が届きます。

この通知書が届いたタイミングで内定承諾するか、内定辞退するかを選択します。

内定通知書が到着してから1週間以内に入社か辞退かを判断しなければならない

一般的には届いた日から数えて、「早くて2日以内、遅くても1週間以内」に返事をしなければなりません。

ですので、内定辞退の連絡は、内定通知書が届いてから1週間以内がベストと言うことになります。

内定が出るタイミングのずれなどで1週間以内に返事ができない場合はどうするの?

1週間以内にどうしても返事ができない場合は企業に連絡し、内定承諾書の返事を待ってもらえるように相談しましょう。

1週間以内に返事ができないからと言って、無断で承諾を引き延ばすのはNGです。最悪の場合、気づかない間に内定が取り消されてしまうことも考えられます。

事情を話して承諾書の提出を遅らせる許可をもらう

また、1週間以内に返事ができないからと言って、承諾を引き伸ばし、入社日ギリギリなどに連絡をすると、トラブルや損害賠償請求に発展する可能性があります。

企業側は新卒採用にあたり、人件費や広告費、研修や備品の準備などを行っているため、内定辞退の連絡が遅れれば遅れるほど企業側に迷惑がかかります。

内定辞退すると決めた場合は速やかに連絡をしましょう。

早期連絡がトラブルを回避するために一番重要と言えます。


新卒の方が内定辞退する時に気をつけたいマナー5選

相談室長

内定辞退も社会人としてのマナーが要求されるんだ。誠実に対応しないと大きなトラブルに発展する可能性があるので注意しよう。

しっかり覚えて実行しなきゃ!

伊藤ちゃん

さきほど説明したように企業は新卒採用にあたり、多くの時間とコストをかけています。

その企業に対して失礼な態度や理由で内定辞退することはトラブルに発展する可能性あり、モラルに反するので注意しましょう。

内定辞退5つのマナー

  • なるべく早く連絡しよう
  • 営業時間かつ、忙しい時間をさけて電話しよう
  • メールではなく電話で連絡しよう
  • 感謝、内定辞退の意思、謝罪を伝えよう
  • 電話の後にメール、または書面で改めてお礼、謝罪を伝えよう
相談室長

それぞれ解説していきます!

マナー1)なるべく早く連絡しよう!

内定辞退の連絡を早く入れることで企業は損害を最小限に抑えることができます。そして企業に対し配慮することが内定辞退する側のマナーです。

新卒の方が内定辞退する時はなるべく早く連絡しましょう。

遅くても入社の2週間前には連絡を入れるようにしましょう。入社まで2週間を切っている状態で内定辞退するとトラブルに発展する可能性が極めて高くなります。

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マナー2)営業時間かつ、忙しい時間をさけて電話しよう

電話をかける時間帯にも配慮し、担当者の方が忙しいであろう時間は避けて電話をしましょう。

内定辞退の連絡は会社の営業開始から1時間後〜終業時間1時間前の時間で、12時から14時の時間を避けて連絡しましょう。

電話NGな時間帯3つ

  • 業務開始から1時間:朝礼やメールチェックなどでバタバタしている
  • 12時〜14時:昼休憩の場合が多いため担当者に繋がらない
  • 終業時刻1時間前:その日のまとめや報告などでバタバタしている可能性が高い

マナー3)メールではなく電話で連絡しよう!

電話で連絡しないとダメなんですか?

怒られそうだしメールで連絡したいです!

伊藤ちゃん
相談室長

電話じゃないとダメというわけではないけど、電話の方が誠実です!

そして電話で直接話した方が思いも伝わるし、情報の漏れがないから安心です!

電話の場合

  1. 人事の方に確実に情報が伝わる
  2. 内定辞退の意思が正確に伝わる
  3. 文面より会話で伝えることで気持ちが伝わる

メールの場合

  1. 人事担当の方がメールに気づかない
  2. 内定辞退の意思が伝わっていない
  3. メールの返信が来ず、内定辞退が出来ているのかわからなくなりトラブルになる可能性がある
相談室長

内定辞退の連絡は早く企業に伝えるのが大切です。連絡が遅れると企業側は必要な人員数が採用できないなどの被害を受けてしまいます。

その被害をめぐり、トラブルに発展する可能性もありえるので、内定辞退をする場合はすぐに内定辞退の意思を伝えましょう。

マナー4)感謝、内定辞退の意思、謝罪を伝えよう

ハッキリ伝えたい大事なポイント

  • 感謝の気持ちを伝える:あなたを採用するにあたり企業は時間や労力、コストをかけています。そんな中であなたを選んでくれたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう
  • 内定辞退の意思を伝える:内定辞退の意思を早く伝えることが企業側への配慮です。ハッキリ伝えることでお互い次のアクションが取りやすくなります。
  • 謝罪の気持ちを伝える:企業はたくさんの志願者の中からあなたと働きたい!と思い内定を出しています。その思いと沢山の準備に対してしっかりと謝罪しましょう。

あなたの誠実な対応がトラブルへの1番の抑止力です。

マナー5)電話の後にメール、または書面で改めて連絡しよう

内定辞退はいかに誠実に対応するかがとても大切です。

電話で伝えた後にもう一度メール、書面で伝えることでより感謝の気持ちや謝罪の気持ちが伝わるでしょう。

また電話後に改めてメール、書面で伝えることで文書として記録に残ります。記録に残ることで後々のトラブル発生のリスクを低減できます。

新卒の方の内定辞退でよくある質問

相談室長

新卒の内定辞退でよくある質問に答えていくよ!

Q1.内定辞退した時に親や学校に連絡は行くの?

内定辞退したと時に親や学校に連絡が行くことはあるんですか?

伊藤ちゃん
相談室長

モラルやマナーを守って内定辞退していれば、親や学校に連絡がいくことはほとんどありません!

また、もし連絡が入ったとしても内定辞退は悪いことではないので、気にする必要はありません

ポイント

  • モラルやマナーを守って内定辞退すれば連絡が行く可能性は低い
  • 内定辞退は悪いことではないので連絡されることを気にしなくてもいい

Q2.他の内定先に情報が伝わるの?

内定辞退をしたら他の企業に情報が伝わって悪影響にならないですか?

伊藤ちゃん
相談室長

そのような個人情報が漏れる可能性は低いです!

また、もし情報が伝わったとしても内定辞退は悪いことではないので、心配はいりません

ポイント

  • 個人情報が漏れる可能性は低い
  • もし情報が漏れた場合でも内定辞退は悪いことではない

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内定辞退にまつわるよくある質問集
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電話で内定辞退する具体的な手順(例文あり)

相談室長

これから具体的な電話での連絡について解説していきます!

内定辞退の3ステップ

  1. 理由を事前に用意しておく
  2. 電話で辞退を伝える(どうしても難しい場合はメールでも可)
  3. 電話後、記録が残るようにメール or 書面も送る

ステップ1|理由を事前に用意しておく

基本的には「検討の結果辞退させていただきます。」で大丈夫ですが、さらに理由を深掘りされる可能性もあります。

その時にハッキリと内定辞退を伝え、自分の意思を言えるように理由を事前に用意しておきましょう。

この時にできるだけポジティブな理由で辞退することが望ましいです。

ネガティブな辞退理由は失礼に当たるケースが多いので控えましょう。

ポジティブな辞退理由

  • 第一志望の会社に内定が決まった
  • 他社での先行を通過し内定を得た
  • 自分の能力をより活かせる会社で内定が出た

ネガティブな辞退理由

  • 社風が自分に合わないと判断した
  • 給料が少ないから
  • 面接官の態度や対応が悪かった

ステップ2|電話で辞退を伝える

電話がつながったら挨拶をし、「辞退したい」という結論を先に伝えましょう。引き止めに合わないためにも曖昧な表現をせずはっきりと伝えることが大切です。

伝えたいポイント

  • 感謝の気持ち
  • 内定辞退の意思(聞かれた場合は理由)
  • 謝罪の言葉

電話で内定辞退する時の例文

お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。人事部の○○様をお願いします。

伊藤ちゃん
相談室長

お電話代わりました。○○です。今回はどういったご用件でしたか?

○○大学○○学部の○○と申します。先日は内定をいただきありがとうございました。大変申し訳ないのですが、この度は内定の辞退をさせていただきたくご連絡致しました。内定を頂いていたにも関わらず申し訳ございません。

伊藤ちゃん
相談室長

ちなみに理由を伺ってもよろしいでしょうか?

他に内定をいただいた企業がありまして、検討した結果、自身の今後のキャリアや適正を考慮しそちらの企業へ入社することを決意したためです。

伊藤ちゃん
相談室長

そうでしたか...非常に残念ではありますがわかりました。

このような結果にも関わらず、お忙しい中ご丁寧なご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。

伊藤ちゃん

これらはあくまで例文なのでそのまま使用しても問題ありませんが、とにかく

「感謝」「辞退の意思」「謝罪」この3つがしっかりと伝わるような対応を心がければ大丈夫です。

ステップ3|電話後、記録が残るようにメールまたは書面を送る

電話のみの辞退では、場合によっては後々トラブルになりかねません。

そのため、電話をした上で記録として残るようにメールもしくは書面で改めて辞退の意志を伝えておくと安心です。

メールの例

▼件名

内定辞退のご連絡【〇〇大学/〇〇学科/氏名】

▼本文

○○株式会社 人事部 ○○様

お世話になっております。

先日内定をいただいておりました、〇〇大学〇〇学科の〇〇です。

先日は内定を頂き、ありがとうございました。

内定をいただいていたにも関わらず大変恐縮ですが、この度、内定辞退をさせていただきたくご連絡いたしました。

辞退の理由ですが、選考を受けていた別の企業から内定をいただき、検討した結果、今後の自身のキャリアや適正を考慮しそちらの企業へ入社することを決意したためです。

本来なら、直接お詫びを申し上げるべきですが、メールでのご連絡となりますことをご了承いただけますと幸いです。

説明会から選考まで、お世話になったにも関わらず、このような結果となったこと大変申し訳ないと感じております。

貴社の採用に関わってくださった社員の皆様には心より感謝しております。ありがとうございました。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

▼署名

〇〇大学/〇〇学科/

〇〇〇〇(氏名)

連絡先

どうすれば内定辞退できるのかわかってきました!

伊藤ちゃん
相談室長

ポイントはしっかりと誠意を伝えること。ズルズルと先延ばしにするとトラブルになるから勇気を出して実行してみてね。

まとめ|この記事のポイントを振り返ろう

相談室長

お疲れ様でした!少し長い内容になってしまったので「新卒向け内定辞退の手順解説」についての理解すべきポイントをおさらいしましょう

この記事のポイント

  • 内定辞退はなるべく早くするのがマナーであり、一般的な期限は内定通知が来てから1週間以内である
  • 企業は新卒採用にあたりコストや時間をかけているため、企業側に配慮し、早く連絡を入れる
  • メールではなく電話で連絡する方が誠実であり、確実に情報が伝わる
  • 内定辞退の連絡では感謝、内定辞退の意思、謝罪を伝える
  • 電話の後にメールまたは書面で改めて連絡する
  • 内定辞退の電話は理由の用意、電話、電話後の連絡の3ステップで行う

室長ありがとうございます!

新卒の内定辞退の仕方が理解できました!

伊藤ちゃん
相談室長

どういたしまして!

理想の職場で働けるように頑張っていこう!

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