内定辞退相談

【電話で内定辞退】トラブルなく電話で内定辞退する為の要注意ポイント3つ

室長〜!

電話で内定辞退をしたいんだけど、どうやって伝えればいいの!?

伊藤ちゃん
相談室長

僕に任せて!

電話で内定辞退する時に注意するポイント、伝え方を説明するよ!


この記事の対象となる人

  • 電話かメールどちらで内定辞退を伝えればいいのかわからない
  • 電話で内定辞退をしたいけどどう伝えればいいのかわからない
  • 電話で内定辞退する時のマナーが知りたい
  • 電話で内定辞退する具体的な手順が知りたい

なぜメールより電話で内定辞退の連絡をしたほうがいいのか

内定辞退を電話でした場合…

  • 怒られるのが怖い
  • トラブルに発展しないか不安
  • 企業から説得された時に何て言えばいいかわからない

などの理由から内定辞退をメールで伝えたいけど、電話の方がいいって聞くし、結局どっちがいいのか迷ってしまいますよね。

明確なルールや決まりはありませんが、電話の方が確実かつ誠実です。そして電話で伝えたほうがトラブルに発展する可能性も低いと言えます。

電話の場合

  1. 人事の方に確実に情報が伝わる
  2. 内定辞退の意思が正確に伝わる
  3. 文面より会話で伝えることで気持ちが伝わる

企業側も、内定辞退の連絡をもらった後に素早く採用活動を再開し、必要な人員を決められた時期までに採用することができるなど、損害を最小限に抑えることができます。

また、電話でなら謝罪や内定辞退を伝えることで人事担当の方に正確に気持ちが伝わりますが、メールで伝えた場合、内定辞退の意思がしっかりと伝わっていなかったり、文書だとどうしても冷たい印象を持ってしまいます。

メールで済ませようとすると、後々企業から電話がかかってくるケースも多いので、どうしても電話で伝えられない理由がない場合は電話で伝えましょう。

メールの場合

  1. 人事担当の方がメールに気づかない
  2. 内定辞退の意思が伝わっていない
  3. メールの返信が来ず、内定辞退が出来ているのかわからなくなりトラブルになる可能性がある
相談室長

内定辞退の連絡はできるだけ早く企業に伝えるのが何より大切です。企業への連絡が遅れると企業側は必要な人員数が採用できないなどの被害を受けてしまいます。

その被害をめぐり大きなトラブルに発展する可能性もありえるので、内定辞退をする場合はすぐに内定辞退の意思を伝えましょう。

電話で内定辞退する時に押さえておきたいマナー4選

相談室長

内定辞退も社会人としてのマナーが要求されるんだ。誠実に対応しないと大きなトラブルに発展する可能性があるので注意しよう。

しっかり覚えて実行しなきゃ!

伊藤ちゃん

企業側は採用にあたり、多くの時間とコストを掛けています。また、あなたを採用したことにより採用活動を終了していたが内定辞退されたことにより採用活動を再開しないといけない。など内定辞退は企業側に様々な迷惑をかけてしまいます。

その企業に対して失礼な態度で辞退することはトラブルに発展する可能性もあり、社会人としてのモラルに反してしまうので注意しましょう。

内定辞退4つのマナー

  1. 感謝、内定辞退の意思、謝罪をしっかりと伝えよう
  2. 電話の後にメール、または書面で改めてお礼、謝罪を伝えよう
  3. なるべく早く伝えよう
  4. 営業時間かつ、忙しい時間をさけて電話しよう

それぞれ解説していきます。


マナー1)感謝、内定辞退の意思、謝罪をしっかりと伝えよう

ハッキリ伝えたい大事なポイント

  • 感謝の気持ちを伝える:あなたを採用するにあたり企業は時間や労力、コストをかけています。そんな中であなたを選んでくれたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう
  • 内定辞退の意思を伝える:内定辞退の意思を早く伝えることが企業側への配慮です。ハッキリ伝えることでお互い次のアクションが取りやすくなります。
  • 謝罪の気持ちを伝える:企業はたくさんの志願者の中からあなたと働きたい!と思い内定を出しています。その思いと沢山の準備に対してしっかりと謝罪しましょう。

あなたの誠実な対応がトラブルへの1番の抑止力です。

マナー2)電話の後にメール、または書面で改めてお礼、謝罪を伝えよう

内定辞退はいかに誠実に対応するかがとても大切です。

電話で伝えた後にもう一度メール、書面で伝えることでより感謝の気持ちや謝罪の気持ちが伝わるでしょう。

また電話後に改めてメール、書面で伝えることで文書として記録に残ります。記録に残ることで後々のトラブル発生のリスクを低減できます。

マナー3)なるべく早く伝えよう

内定辞退の連絡は早く伝えることが非常に重要であり、社会人としてのモラルです。

企業側は内定辞退されると内定辞退が出た欠員に対して次の採用募集を始めなければいけません。これらの行動を早く始めるためにも内定辞退の連絡はすぐにするようにしましょう。

基本的に内定通知をもらったらすぐに承諾か辞退かを連絡するのが一般的です。

内定辞退する場合、遅くても入社の2週間前には連絡を入れるようにしましょう。入社まで2週間を切っている状態で内定辞退するとトラブルに発展する可能性が極めて高くなります。

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マナー4)営業時間かつ、忙しい時間を避けて電話しよう

内定辞退の電話をする時も社会人の一員としてマナーを守ることが大切です。電話をかける時間帯にも配慮し、担当者の方が忙しいであろう時間は避けて電話をしましょう。

内定辞退の連絡は会社の営業開始から1時間後〜終業時間1時間前の時間で、12時から14時の時間を避けて連絡しましょう。

電話NGな時間帯3つ

  • 業務開始から1時間:朝礼やメールチェックなどでバタバタしている
  • 12時〜14時:昼休憩の場合が多いため担当者に繋がらない
  • 終業時刻1時間前:その日のまとめや報告などでバタバタしている可能性が高い

これらのポイントを踏まえ、担当者に最大限配慮して電話をしましょう。

この4つのマナーを意識して内定辞退の電話をすればいいのね!

伊藤ちゃん
相談室長

この4つのマナーはとても大事なのでしっかりと理解しよう!

このマナーを踏まえた上で具体的な辞退の手順、会話のサンプルを紹介するよ!


電話で内定辞退する具体的な手順(例文あり)

ここまでで、電話かメールどちらで連絡したほうが良いのかについてに加え、辞退の連絡をする時のマナーを理解できました。

ここからはそれらを踏まえ、内定辞退の具体的な手順を解説していきます。

内定辞退の3ステップ

  1. 理由を事前に用意しておく
  2. 電話で辞退を伝える(どうしても難しい場合はメールでも可)
  3. 電話後、記録が残るようにメール or 書面も送る

ステップ1|理由を事前に用意しておく

基本的には「検討の結果辞退させていただきます。」で大丈夫ですが、さらに理由を深掘りされる可能性もあります。

その時にハッキリと内定辞退を伝え、自分の意思を言えるように理由を事前に用意しておきましょう。

この時にできるだけポジティブな理由で辞退することが望ましいです。

ネガティブな辞退理由は失礼に当たるケースが多いので控えましょう。

ポジティブな辞退理由

  • 第一志望の会社に内定が決まった
  • 他社での先行を通過し内定を得た
  • 自分の能力をより活かせる会社で内定が出た

ネガティブな辞退理由

  • 社風が自分に合わないと判断した
  • 給料が少ないから
  • 面接官の態度や対応が悪かった

ステップ2|電話で辞退を伝える

電話がつながったら挨拶をし、「辞退したい」という結論を先に伝えましょう。引き止めに合わないためにも曖昧な表現をせずはっきりと伝えることが大切です。

伝えたいポイント

  • 感謝の気持ち
  • 内定辞退の意思(聞かれた場合は理由)
  • 謝罪の言葉

電話で内定辞退する時の例文

お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。人事部の○○様をお願いします。

伊藤ちゃん
相談室長

お電話代わりました。○○です。今回はどういったご用件でしたか?

○○大学○○学部の○○と申します。先日は内定をいただきありがとうございました。大変申し訳ないのですが、この度は内定の辞退をさせていただきたくご連絡致しました。内定を頂いていたにも関わらず申し訳ございません。

伊藤ちゃん
相談室長

ちなみに理由を伺ってもよろしいでしょうか?

他に内定をいただいた企業がありまして、検討した結果、自身の今後のキャリアや適正を考慮しそちらの企業へ入社することを決意したためです。

伊藤ちゃん
相談室長

そうでしたか...非常に残念ではありますがわかりました。

このような結果にも関わらず、お忙しい中ご丁寧なご対応いただきありがとうございました。それでは失礼いたします。

伊藤ちゃん

これらはあくまで例文なのでそのまま使用しても問題ありませんが、とにかく

「感謝」「辞退の意思」「謝罪」この3つがしっかりと伝わるような対応を心がければ大丈夫です。

ステップ3|電話後、記録が残るようにメールまたは書面を送る

電話のみの辞退では、場合によっては後々トラブルになりかねません。

そのため、電話をした上で記録として残るようにメールもしくは書面で改めて辞退の意志を伝えておくと安心ですね。

メールの例

▼件名

内定辞退のご連絡【〇〇大学/〇〇学科/氏名】

▼本文

○○株式会社 人事部 ○○様

お世話になっております。

先日内定をいただいておりました、〇〇大学〇〇学科の〇〇です。

先日は内定を頂き、ありがとうございました。

内定をいただいていたにも関わらず大変恐縮ですが、この度、内定辞退をさせていただきたくご連絡いたしました。

辞退の理由ですが、選考を受けていた別の企業から内定をいただき、検討した結果、今後の自身のキャリアや適正を考慮しそちらの企業へ入社することを決意したためです。

本来なら、直接お詫びを申し上げるべきですが、メールでのご連絡となりますことをご了承いただけますと幸いです。

説明会から選考まで、お世話になったにも関わらず、このような結果となったこと大変申し訳ないと感じております。

貴社の採用に関わってくださった社員の皆様には心より感謝しております。ありがとうございました。

末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

▼署名

〇〇大学/〇〇学科/

〇〇〇〇(氏名)

連絡先

難しく考えてたけど、私にもできそうな気がしてきました!

伊藤ちゃん
相談室長

ポイントはしっかりと誠意を伝えること。ズルズルと先延ばしにするとトラブルになるから勇気を出して実行してみてね。


電話で内定辞退する時によくある質問

【Q1】内定辞退の電話をした時に担当者が不在だった場合はどうすればいいの?

相談室長

【A】担当者が不在の場合は何時頃戻るか確認して、その時間に自分からかけ直そう!

その時に要件を聞かれたり、企業側から折り返すように言われても丁重にお断りし、必ず自分から連絡するようにしよう!

日を跨いだり、いつ戻るかわからない場合などはメールで伝えよう!


【Q2】内定承諾書を提出してしまった後でも内定辞退はできるの?

相談室長

【A】可能です!

しかしトラブルになる可能性もあります。下記の記事で詳しく説明しているからぜひ参考にして下さい!

内定承諾後内定時代できる?
【これで安心】内定承諾後での辞退が可能な3つの根拠とトラブル0で切り抜ける方法

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【Q3】内定辞退で過去にトラブルになった事例はあるの?

相談室長

【A】トラブルに発展した事例は少なからず発生しています。

  • どんなトラブルがあるのか
  • どうすればトラブルを回避できるのか

など下記の記事で詳しく解説しているからぜひ参考にしてください!

内定辞退のトラブル事例集
【内定辞退のトラブル事例6選】怒られたり引き止められたりした場合の対処方解説

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【Q4】転職エージェントを利用している時はどうすればいいの?

相談室長

【A】 転職エージェントを利用している場合は転職エージェントの担当者に内定辞退を伝えよう!

注意するポイントは普通の内定辞退と変わらないよ。


まとめ|この記事のポイントを振り返ろう

相談室長

お疲れ様でした!少し長い内容になってしまったので「電話で内定辞退する時に大事な事」についての理解すべきポイントをおさらいしましょう

この記事のポイント

  • 内定辞退の連絡は情報を早く正確に伝える為にメールより電話でしたほうがいい
  • 内定辞退の連絡は感謝・内定辞退の意思・謝罪をハッキリと伝える
  • 電話の後にメールか書面でもう一度連絡し、記録を残す
  • 企業側の損害を最小限に抑える為になるべく早く内定辞退の連絡を入れる
  • 人事担当者の方が忙しくないであろう時間に電話し、正確に内定辞退の意思を伝える
  • 内定辞退の3ステップをしっかりと理解する

室長ありがとうございます!

内定辞退の電話の不安も無くなって電話する勇気が湧いてきました!

伊藤ちゃん
相談室長

どれだけ不安でも企業の損害を抑える為に早く連絡することがとても大事だよ。

知識を持っていれば冷静に対処できるはずだからまたわからないことがあれば相談しにきてね!

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